Factura falsa: un fraude que puede hacerle perder mucho dinero a tu negocio

Tiempo de lectura: 5 min
Redacción Banco Pichincha
21 de mayo 2021

¿Pones atención en los datos de las facturas que pagas en tu negocio? Si no lo haces, los delincuentes podrían tomar ventaja para robar el dinero de tu empresa.  Sí, como lo lees. Una manera en la que lo hacen es con el fraude de la factura falsa. ¡No caigas en la trampa! Aquí te damos algunos trucos para prevenir esta estafa.

Un robo silencioso al acecho

El fraude de la factura falsa ocurre cuando las empresas reciben solicitudes de pago fraudulentas que son canceladas por descuido o incluso por miedo. Los estafadores mandan documentos ficticios en espera de que la persona encargada de pagar a los proveedores no se percate de la factura adulterada y haga un desembolso de dinero incorrecto. Sin importar el monto de la factura, este fraude puede llegar a convertirse en una verdadera amenaza para tu negocio, ya que sin darte cuenta podrías estar haciendo pagos recurrentes a los delincuentes.

¿Cómo funciona la estafa de factura falsa?

La modalidad de estafa por facturas falsas funciona de dos maneras. La primera, que es la más sencilla, consiste en enviar la factura físicamente a tu compañía, en espera de que tú o alguien de tu empresa se equivoque y la pague.

Con los avances de la tecnología, los estafadores han migrado al cibercrimen para que este fraude sea más convincente y difícil de detectar. Hoy en día, en la estafa de la factura falsa se utilizan técnicas de ingeniería social como el phishing o la suplantación de identidad para manipular a la víctima. Los ladrones intentarán que sienta apuro o que se descuide para que haga clic en links falsos y descargue un malware; lo que les permitirá acceder al listado de sus proveedores e información confidencial.

El objetivo de los cibercriminales es copiar el diseño de las facturas de los proveedores y también acceder a la lista de productos y servicios que la empresa compra todos los meses, como materiales de oficina. También podrían analizar cada cuánto y a qué hora se realizan los pagos en el negocio, para aprovechar el alto volumen de trabajo e infiltrar una factura falsa.

El modus operandi de un ciberestafador es enviar correos electrónicos con direcciones muy similares a las de un proveedor oficial y usando su logotipo e identidad visual. En estas comunicaciones, solicitan el pago inmediato de una factura vencida con la amenaza de que, si no se cancela, la empresa entrará en mora o peor aún, en el buró de crédito. También pueden hacerlo pidiendo una actualización de datos mediante un e-mail. 

 

Curiosidades

Los ciberdelincuentes han “hecho su agosto” durante la pandemia del Covid-19. La mayoría de empresas han tenido que migrar hacia el teletrabajo y los estafadores han aprovechado la distancia física entre colaboradores para enviar facturas falsas.

 

Cómo detectar que una factura es falsa: los mejores trucos 

Si te estás preguntando cómo saber si la factura es falsa, entonces toma en cuenta las principales señales que podrían poner en evidencia un intento de fraude con falsificación de facturas:

  1. Logotipo borroso: no todos los cibercriminales son prolijos y muchas veces el logotipo de la factura se ve borroso o está distorsionado. ¡Fíjate bien en los detalles!
  2. No existe una orden de compra: generalmente los proveedores detallan el código u orden de compra de los productos o servicios que vas a pagar. Si no la encuentras, es probable que se trate de un engaño.
  3. Cambios en la cuenta de destino: si te percatas que la cuenta bancaria de destino fue cambiada sin previo aviso del proveedor, puede tratarse de una estafa.
  4. Recibes una factura de algo que no compraste: esta es una de las señales más claras de que alguien está intentando que caigas en el fraude de la factura falsa. ¡Ignórala!
  5. Duplicidad en cobros: cuando tu empresa recibe facturas para cobrar un producto o servicio más de una vez, es posible que se trate de un intento de estafa. Contacta al proveedor para validar la información.
  6. Montos con números enteros: a veces las facturas falsas contienen cifras cerradas, es decir que no tienen ningún decimal. Esto podría ser una alerta de alguien que está intentando engañarte.

 

PRO TIP: las facturas tienen una secuencia numérica. Si los números se repiten entre ellos con mucha frecuencia, es posible que hayan sido adulterados por un estafador. ¡Presta atención en la numeración de las facturas que te lleguen!

 

Cinco consejos clave para evitar caer en esta estafa

A continuación, hemos preparado 5 consejos sencillos para que tanto tú como otros colaboradores no caigan en este engaño.

  1. Evita la acumulación de facturas: esto permitirá que tú o la persona encargada de hacer pagos tenga el tiempo suficiente para revisar con atención la factura que debe pagar.
  2. Capacita a tus colaboradores: indícales cómo detectar las señales que te mencionamos para que no se equivoquen ni se dejen engañar por un estafador.
  3. No caigas en presiones: los delincuentes que se dedican al fraude de facturas falsas serán muy insistentes e, incluso, podrían amenazarte si no haces el pago de su factura.
  4. Revisa los datos de la factura: asegúrate que los datos de contacto, correo electrónico y número de cuenta sean los habituales. Si notas un cambio extraño, es mejor que te comuniques directamente con el proveedor para confirmar la información.
  5. No des clic en links sospechosos: de esta manera podrías permitir que un cibercriminal acceda a tu listado de proveedores y los productos o servicios que habitualmente compras en tu empresa.

 

Bonus

Verifica la autenticidad de tus facturas y recibos electrónicos en la página web del Servicio de Rentas Internas (SRI), para que te asegures que el documento que recibiste es original.